Drive Operating Manual v1.0

1 Mục tiêu hệ thống

Vì sao Drive này tồn tại.

Hệ sinh thái làm việc - 6 nền tảng chính

Team vận hành trên 6 nền tảng. Tài liệu này hướng dẫn riêng nền tảng Google Drive.

2 Cây thư mục tổng

Cây thư mục tổng thể hiện toàn bộ cấu trúc folder làm việc được tạo và sắp xếp trên Google Drive.

01_WORKING SPACE
│
├── 01_ALL PROJECT
│   ├── 01_PRJ26_PROJECT 2026
│   │   ├── 00_INT-LTD_Meeting Minute + Record Link 2026   (file)
│   │   ├── 01_INT-PRJ26_NỘI BỘ 2026
│   │   │   ├── 01_INT-DV26_DỊCH VỤ 2026
│   │   │   ├── 02_INT-PG26_CHƯƠNG TRÌNH 2026
│   │   │   │   ├── 01_INT-PG26_VVH2_Viral Video Hackers
│   │   │   │   ├── 02_INT-PG26_UFR_Utopia for Realists Membership
│   │   │   │   └── 03_INT-PG26_LLH1_Lean Launch Hackers
│   │   │   └── 03_INT-EVN26_EVENT & WEBINAR 2026
│   │   │       ├── 01_INT-EVN26_AUL1_AI Utopia Lab 01
│   │   │       └── 02_INT-EVN26_CFT1_Coffee Talk 01
│   │   ├── 02_SHR-PRJ26_CHIA SẺ 2026
│   │   │   ├── 01_PAR26-SHR_ĐỐI TÁC
│   │   │   │   └── 01_PAR26-SHR_Skill Assets
│   │   │   ├── 02_STU26-SHR_HỌC VIÊN
│   │   │   │   ├── 01_STU26_SHR-UFR_Utopia for Realists Membership
│   │   │   │   └── 02_STU26_SHR-AUL1_AI Utopia Lab 01 Webinar
│   │   │   └── 03_CLI26-SHR_KHÁCH HÀNG
│   │   └── 03_ARCH-PRJ26_LƯU TRỮ 2026
│   │       ├── 01_ARCH-PG26_MSB_Master Builders_CANCELLED
│   │       └── 02_ARCH-PG26_VVH3_Viral Video Hackers
│   │
│   └── 02_PRJ25_PROJECT 2025           (cấu trúc y hệt 2026, chỉ có VVH1)
│       ├── 01_INT-PRJ25_NỘI BỘ 2025 → ...VVH1_Viral Video Hackers Mùa 1
│       ├── 02_SHR-PRJ25_CHIA SẺ 2025
│       └── 03_ARCH-PRJ25_LƯU TRỮ 2025
│
├── 02_COMMUNITY
│   └── 01_INT-CHIC_Content Hackers Inner Circle
│
├── 03_EMAIL MARKETING
│   ├── INT-LTD_Kho các nguồn
│   └── INT-LTD_Email List tổng            (file)
│
├── 04_TRAINING & LEARNING
│   ├── 01_ONBOARDING
│   ├── 02_ĐÀO TẠO NỘI BỘ
│   ├── 03_KIẾN THỨC CẬP NHẬT  → AI LEARNING · Khoá SMB3 · LTD-Markdown file
│   └── 04_TÀI LIỆU THAM KHẢO
│
├── 05_LESSON LEARN
│   └── 1_LESSON LEARN VVH 2               (file)
│
├── 06_LIBRARY
│   ├── 01_Testimonials
│   └── 02_References  → Get Client Ref · ICE COLD DM SALES By Ly
│
└── 07_LƯU TRỮ CHUNG
    ├── 01_ARCH_TÀI LIỆU HỆ THỐNG
    ├── 02_ARCH_TÀI NGUYÊN
    └── 03_ARCH_KHÁC

7 folder chính - tên & mục đích

Tìm gì ở đâu? (tra nhanh cho người mới)

Nhanh nhất: gõ từ khóa vào ô Search của Drive. Không cần click sâu.

3 Bảng mã code

Bảng mã code là bộ ký hiệu viết tắt dùng thống nhất khi đặt tên folder và file. Nhìn mã là biết ngay loại folder và nội dung bên trong, đồng thời search cũng nhanh hơn.

Loại folder (chức năng lưu trữ)

Loại project / đối tượng (theo năm)

Mã chương trình / sản phẩm / cộng đồng

Đối tác / hợp tác & khác

4 Quy tắc đặt tên Folder

Ghép theo lớp. Càng vào sâu, mã càng gọn (folder cha đã thể hiện năm/loại).

STT_[Loại folder]-[Loại/Năm]_[Mã chương trình]_[Tên đầy đủ]

Ví dụ tách lớp: 01_INT-PG26_VVH2_Viral Video Hackers

3 cấp đặt tên folder

Cấp Project      : 01_INT-PRJ26_NỘI BỘ 2026
Cấp chương trình : 01_INT-PG26_VVH2_Viral Video Hackers
Cấp trong CT     : 01_INT-VVH2_STRATEGY & DIRECTION   (bỏ PG26, chỉ giữ mã CT)

5 Quy tắc đặt tên File

Cùng 1 công thức, nhưng mã lấy theo folder đang chứa file - nên có nhiều case.

[INT / SHR]-[Mã theo folder]_[Tên tài liệu]

6 Template mặc định cho Program

Áp dụng: Khóa học, Membership, Community Program, Challenge.

[Chương trình]
├── 01_STRATEGY & DIRECTION
├── 02_MARKETING
├── 03_OPERATIONS
├── 04_COURSE BUILDING
└── 05_TÀI LIỆU KHÁC

Ví dụ thật - VVH2

01_INT-PG26_VVH2_Viral Video Hackers
├── 01_INT-VVH2_STRATEGY & DIRECTION
├── 02_INT-VVH2_MARKETING
├── 03_INT-VVH2_OPERATIONS
├── 04_INT-VVH2_COURSE BUILDING
└── 05_INT-VVH2_TÀI LIỆU KHÁC

7 Template cho Event / Webinar

Áp dụng: Webinar, Coffee Talk, Workshop, Livestream, Mini Event.

[Event]
├── 01_STRATEGY & DIRECTION
├── 02_MARKETING
├── 03_OPERATIONS
├── 04_BUILDING
└── 05_TÀI LIỆU KHÁC

Ví dụ thật - Coffee Talk 01

02_INT-EVN26_CFT1_Coffee Talk 01
├── 01_INT-CFT1_STRATEGY & DIRECTION
├── 02_INT-CFT1_MARKETING
├── 03_INT-CFT1_OPERATIONS
├── 04_INT-CFT1_BUILDING
└── 05_INT-CFT1_TÀI LIỆU KHÁC

8 Ví dụ tạo Project mới

Ví dụ 1 - Viral Video Hackers Mùa 3

02_INT-PG26_CHƯƠNG TRÌNH 2026
└── 04_INT-PG26_VVH3_Viral Video Hackers
    ├── 01_INT-VVH3_STRATEGY & DIRECTION
    ├── 02_INT-VVH3_MARKETING
    ├── 03_INT-VVH3_OPERATIONS
    ├── 04_INT-VVH3_COURSE BUILDING
    └── 05_INT-VVH3_TÀI LIỆU KHÁC

Ví dụ 2 - Webinar "The Magnetic Shame"

03_INT-EVN26_EVENT & WEBINAR 2026
└── 03_INT-EVN26_WB1_The Magnetic Shame
    ├── 01_INT-WB1_STRATEGY & DIRECTION
    ├── 02_INT-WB1_MARKETING
    ├── 03_INT-WB1_OPERATIONS
    ├── 04_INT-WB1_BUILDING
    └── 05_INT-WB1_TÀI LIỆU KHÁC

9 Hướng dẫn sử dụng

10 Link nhanh

Một số link folder quan trọng

Một số link tài liệu quan trọng

11 10 Nguyên tắc vàng

1. Không tạo folder trùng. Trước khi tạo mới, kiểm tra folder đã tồn tại chưa.
2. Không lưu file ở root. Mọi file phải nằm trong đúng folder chức năng.
3. Không đổi mã code đã chốt. Mã là ngôn ngữ chung của team.
4. Ưu tiên Archive thay vì Xóa. Project xong thì move sang ARCH.
5. Đặt tên đúng công thức ngay từ đầu. STT_Loại-Năm_Mã_Tên, không tùy hứng.
6. Đặt file đúng chỗ trước, tạo nội dung sau. Không để file "tạm" lang thang.
7. INT cho tài liệu nội bộ, SHR cho tài liệu chia sẻ ra ngoài. Không để lẫn SHR trong khu INT.
8. Số cuối mã = mùa. Sang mùa mới thì tăng số (VVH2 → VVH3), không ghi đè.
9. Không rút gọn tên tùy tiện. Giữ tên đầy đủ để người mới hiểu ngay.
10. Phân vân thì hỏi trước khi tạo. Không tự sinh folder mới khi chưa chắc.